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Die KI, wie sie vollständig den hauseigenen Vertrieb organisiert, administriert und steuert: Klingt verführerisch, oder?

Mag verführerisch klingen, wird aber in absehbarer Zeit ein Wunschtraum bleiben. Denn Studien von Deloitte, Gartner und McKinsey zeigen erstaunlich einhellig: Bei über 95 Prozent der Unternehmen ließ sich kein messbarer Erfolg feststellen, wenn KI große Teile der Vertriebsaufgaben komplett übernommen hatte.

Kontaktzeit erhöhen und Verwaltungszeit mit KI reduzieren – Warum reine KI-Lösungen scheitern

Die Gründe liegen eigentlich auf der Hand: KI kann viel – aber Flexibilität und Kreativität, Beziehungspflege und echte Vertrauensbildung gehören nun mal nicht zu ihren Stärken. Genau solche Faktoren sind jedoch entscheidend, wenn Vertriebsarbeit erfolgreich sein soll. Heißt das also: Finger weg von KI? Ganz und gar nicht! Selbst Top-Verkäufer verbringen nur rund ein Drittel ihrer Zeit mit tatsächlichen Verkaufsaktivitäten. Der Rest? Administration, Vorbereitung, Nachbereitung, Datenpflege. Und genau hier spielt KI ihre Stärken voll aus.

Wo KI wirklich glänzt – Hilfe annehmen, lassen sie es zur Gewohnheit werden

Wenn KI gezielt und in einem zuvor genau definierten Rahmen als Unterstützung eingesetzt wird, steigt die Produktivität spürbar – vor allem im Verhältnis zu den Kosten. Auch die Qualitätsunterschiede zwischen einzelnen Vertriebsteams oder deren Mitarbeiter können bei Schwächen im administrativen Bereich z. T. deutlich reduziert werden. Und nicht zu vergessen: KI-Bots kennen keine Pausen und keinen Feierabend.

Praxisbeispiel – Vom Messebesuch zurück an den Schreibtisch – Was die KI vertrieblich so alles auszurichten vermag

Wie sieht es etwa aus, wenn wir als Vertriebler zum Zweck der Kundeakquirierung auf Messebesuch gehen. Wahrscheinlich nicht anders als bei den meisten anderen Verkäufern auch…
Glücklicherweise ist nämlich noch niemand auf die Idee gekommen, seinen Avatar dorthin zu schicken – was, auch wenn virtuell möglich, nicht im Geringsten wünschenswert wäre. Schließlich will man sich dort persönlich kennenlernen und auf dieses persönliche Kennenlernen Vertrauen miteinander aufbauen.

Frage: Kann man als Messebesucher bereits KI-Tools erfolgreich einsetzen – und wenn ja, welche?
Antwort: Kommt darauf an. Komme ich mit einem Ansprechpartner auf der Messe intensiver ins Gespräch, und geht es dabei z. B. schon um die Gestaltung konkreter Angebote, so ist es keinesfalls unhöflich, sein Smartphone zu zücken und zu bitten, das Gespräch fortan aufzeichnen zu können. Dies ist, zugegebenermaßen, selten der Fall. Bei der schriftlichen Wiedergabe solcher Interviews leistet KI nämlich mittlerweile eine erstaunliche Treffsicherheit. Wir zum Beispielen nutzen eine kombinierte Hard-/Software namens deinemeetingki.de und ist sogar in Europa gehostet und DSGVO konform.

Eigentlich beginnt der KI-Einsatz erst so richtig an der eigenen Homebase. Bei einem Stapel von fünfzehn Visitenkarten oder mehr lohnt es sich nämlich kaum, noch die Angaben auf den eingesammelten Visitenkarten händisch einzutragen. Stattdessen fotografiert man sie einfach nacheinander mit dem Handy ab. Von da an lässt man die Arbeit einen KI-Assistenten wie z. B. Mistral übernehmen. Dieser liest die auf den Visitenkarten angegebenen Kontakte aus und überführt sie dann beispielsweise direkt in eine Excel-Datei. In einem zweiten Schritt kann diese – sofern die entsprechenden Schnittstellen dafür eingerichtet sind, die entsprechenden Kontakt gleich ins CRM-System übernehmen.

Dort eingerichtet ist es wiederum praktisch, wenn sie ohne Umweg als „To-dos“ in den eigenen Aufgaben- bzw. Tages- oder Wochenplaner überführt werden. Wir als (Teilzeit-)Vertriebler wissen aus Erfahrung, dass solche manuellen Zwischenschritte mehr als lästig sind und der menschlichen Trägheit insofern entgegenkommen, als dass man sie gerne mal verschiebt und so den ganzen Prozess zum Stillstand bringt.

Was jetzt noch fehlt, ist die unmittelbare Kontaktaufnahme via Telefon oder E-Mail. Diese sollte man unbedingt selbst in die Hand nehmen. Zwar kann man sich sein Anschreiben als Entwurf von der KI vorformulieren lassen, sollte diesen aber unbedingt, mit persönlichen Hinweisen auf das Treffen und eigenen Formulierungen anreichern. Schließlich möchten Sie auch keine Brieffreundschaften mit einem KI-Partner pflegen. Wichtig: In jedem Fall sollte man seine geschriebenen Mails noch mal im Hinblick auf Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung von der KI oder einschlägigen Programm überprüfen lassen.

Wichtig im Umgang mit der KI sind vor allem drei Aspekte:

1. Umfassende Vorbereitung:
Prozesse, die dauerhaft durch KI unterstützt werden sollen, müssen gut, eher „sehr gut“ vorbereitet werden. Die zu benutzende KI sollte dabei schon vor ihrem Einsatz auf ihre Qualität und Effizienz geprüft und ausgewertet worden sein. Im Übrigen: KI ist kein Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel. Wenn Ihnen die Unterstützung zu spärlich oder zu „wackelig“ vorkommt: Seien Sie unbarmherzig und sperren Sie Ihre neuen Helferlein lieber aus!

2. Umfassende Eingewöhnung:
Neu gestaltete Prozesse „sitzen“ erst dann so richtig, wenn sie zu fixen Gewohnheiten geworden sind. Das gilt auch für den KI-Einsatz. Diese bringen erst dann die erhoffte Arbeitsreduzierung, wenn sie professionell gehandelt werden können. Vorteil dabei: KI-Tools werden, sofern sie weiterentwickelt werden, mit zunehmendem Alter besser. Diesen Entwicklungsvorteil sollten Sie unbedingt für sich nutzen können.

3. Umfassende Kontrolle:
ALLES, was über die KI gesteuert, prozessiert und produziert wird, MUSS kontrolliert werden. Passen Sie vor allem bei sogenannten „Recherche“-Aufgaben auf. KI wirft sehr freizügig mit Fakten um sich, auch mit solchen, die sich später als reine Erfindung herausstellen.

Unterschätzen Sie also nicht den Zeitaufwand, der mit dem Einsatz von KI verbunden ist. Sollten Sie frühzeitig erkennen, dass der Zeiteinsatz in keinem guten Verhältnis zum Nutzen stehen, brechen Sie den Prozess ab. KI ist kein Muss. Wenn der Hilfeeinsatz nicht lohnt, darf ihr sofort gekündigt werden. Man sollte allerdings nicht zu viel Zeit vergehen lassen, um einen weiteren Test zu starten. Möglicherweise konnten durch Weiterentwicklung der Programme entscheidende Verbesserungen erzielt werden; möglicherweise sind die erkannten Schwächen bis dahin behoben.
Vorteil bei einem geplanten KI-Einsatz von Vertriebsteams: In aller Regel findet sich dort jemand, mit hoher KI-Affinität und reichlich Spaß an der Sache selbst. Ein solches Teammitglied eignet sich hervorragend als Vorreiter und „Testlabor“, der seine Kollegen fortwährend mit Information füttern und bei der Prüfung, der Einführung und schließlich der Nutzung wertvolle Dienste leisten kann.

Ist KI erstmal als vollwertiger Assistenz ins eigene Team eingegliedert, können auf dieser Grundlage weitere automatisierbaren Aufgaben automatisiert werden.

Dem Vertriebler bleibt am Ende, was er als Vertriebler am liebsten tun sollte: den persönlichen Kontakt zum Interessierten und potenziellen oder bestehenden Kunden zu suchen und diesen mit seiner Persönlichkeit und seinem Wissen auszufüllen. Eine Aufgabe, welche die KI, ganz sicher, auch in kommenden Jahrhunderten nicht zu lösen vermag.

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Matthias Brinkmann
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